学术会议组织管理办法
发布时间：
2025-11-24 15:13
作者：
秘书处
来源：
秘书处
学术会议组织管理办法
（2024年4月29日第六届理事会第一次全体会议通过）
第一章 总则
第一条 组织召开学术会议是南通市抗癌协会（以下简称协会，英文缩写为NTACA）的重要任务之一。为了规范本学会举办的各种学术会议，保证会议的效果，提升会议的影响力，根据中国科协有关规定和本会《章程》，在原《南通市抗癌协会学术会议组织管理办法》的基础上，经修改制定本办法。
第二条 本办法适用于协会主办、协办、支持的学术会议以及协会所属的分支机构举办的学术会议。
第三条 各分支机构的正、副主任委员，学术秘书均应熟悉本管理办法，并在召开学术会议时认真贯彻执行。
第二章 学术会议管理与分类
第四条 协会及其所属分支机构组织的各类学术会议统一由秘书处管理。每年召开的学术会议均须向秘书处申报，由秘书处汇总编制后，按计划组织实施。列为协会重要会议，将上报市科协并给予重点支持。
第五条 国际会议：国际、地区、多边、双边举办的学术会议（达到或超过3个国别外籍专家参会，不包括中国大陆及港澳台）。国际会议除由协会批准外，还须按国家规定由相关政府主管部门审批后方可举办。由协会（包括所属分支机构）主办的国际会议由协会申请报批，协会与其他学会或机构共同主办的国际会议由主要主办方申请报批。
第六条 国内会议：参加者范围主要是国内专业人士（只向国内征稿）的学术会议。以协会或分支机构名义主办的国内会议须由协会批准。
第七条 会议的主办单位具有决定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担会议的法律责任。分支机构的主管法人单位是协会，其主办的会议的法律责任由协会承担，但会议的其他责任由该分支机构主任委员根据该办法的规定和分支机构管理办法的规定承担。
第八条 “南通市抗癌协会”“NanTong Anti-Cancer Association”以及“NTACA”标识是南通市抗癌协会的财富，未经协会同意而使用协会中文名称、英文名称以及标识被认为是对本协会的侵权。分支机构主办会议时如需冠以“南通市抗癌协会”字样，并使用协会标识的，须向协会书面申请，批准后才可使用。
第九条 会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。由协会主办的学术会议的承办单位既可以是经协会授权的机构，也可以是主办者协会自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。协会也可协办或支持由其他单位主办的会议。
第十条 由协会主办会议的承办单位按照如下程序选定：申请单位提出书面申请；秘书处考察和评估；由理事长审核批准；申请者签署承诺书。
第十一条 一经协会同意某单位承办会议，即表明同意该单位在所承办的会议有关事务中使用协会的中、英文名称和标识，但不得在超出委托范围使用。如其他单位请求协会作为协办或支持单位时，主办单位应有书面邀请函件，协会以书面方式回复方为有效。
第十二条 协会同意协办和支持某会议，即表明同意该机构在该会议有关事务中使用协会的中、英文名称和标识，但不得在超出授权范围使用。除和协会有合作协议的单位外，其他单位邀请协会协办或支持其主办的会议时应向协会支付一定的费用。
第三章 学术会议申请与审批
第十三条 学术会议计划由协会及其所属分支机构提出。各分支机构于每年11月30日前按协会通知要求申报下一年的学术活动计划，协会将于每年年底前发布下一年度学术年历。
第十四条 协会收到承办会议书面申请后，秘书处将对申请进行审查并对申请单位进行考察，以了解其是否有足够的承办能力。协会应及时予以批复。
第十五条 承办单位的职责是：组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。
第十六条 委托承办时，主办单位的责任是：检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。
第四章 会议的组织机构
第十七条 大型会议应当设立会务组，会务组包括会议主任（负责人）、执行委员和学术委员等成员。执行委员负责会议的征文、论文评审、出版、规划会议形式、编制会议程序、邀请特邀讲者、主持会议等事宜。织委员负责会议宣传推广、筹资、场地、后勤、接待等工作。规模大的会议可另外再设秘书，负责会议筹备过程的日常事务处理、会议期间的代表接待、食宿安排、会务、资料发放、现场设备、必要的交通安排以及其他会务工作。
第十八条 由协会主办而由其他机构承办的会议，其组织机构和会议预算应得到协会的批准。
第五章 会议的组织和筹备
第十九条 会议的征文通知应该在会议召开前6个月发出。承办单位通过印刷品、网站、专业媒体等方式宣传推广。协会协助其做好宣传和推广，如需要协会协助邀请特邀讲者，讲者的费用由承办单位承担。
第二十条 需要出版论文的学术会议，由承办单位负责支持执行委员会征集和审定论文，会议文集应按学会规定的统一格式、规格出版。其论文全文或摘要的电子文档提交协会的网站。
第二十一条 承办单位负责会议费用的筹措，并负责在会前做出预算表。
（1）会议的收入包括：代表注册费、社会赞助费、广告、来自主办单位、承办单位、协办单位等经费。
（2）会议的支出包括：出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、策划推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、茶歇以及会议服务费等。
第二十二条 协会欢迎来自社会各界包括医药及器械厂商对学术会议进行产学研结合的公益赞助（或捐赠）。
（一）会议经协会批准后，即可发布会议相关信息。会议信息包括会议通知、招商函、会议预定日程等。会议通知、招商函、会议预定日程应当以协会提供的格式模板起草，经秘书处审核后在协会网站、微信公众号等媒体公开发布。
（二）参与会议赞助或捐赠的厂商，必须接受协会审查并进行登记备案。由主办方或承办方负责人与赞助或捐赠单位负责人洽谈，并签订书面《赞助或捐赠协议》，明确双方的权利和义务等法律责任。
（三）同一会议赞助商一般不少于3家。如承办单位寻找的赞助商和主办单位的主要赞助商不一致，由主办单位最终确定。
第二十三条 由协会主办的会议，承办单位必须保证协会会员有参加的优先权，且对协会会员的注册费不低于七折优惠。
第六章 学术会议总结
第二十四条 会议总结方式与要求：（一）各类学术会议均应认真做好总结。总结可采取会议纪要、总结报告、简报等形式。（二）总结内容应包括：会议简况、会议的收获、学科的进展、推荐论文情况、重要的决议或建议等文字资料，以及相关的影像资料。
第二十五条 会议文件及论文资料的归档及上报：（一）会议文件应由会议主办单位整理存档，在会议结束后一个月内报送协会秘书处。文件包括：征文通知，开会通知，会议日程表，代表名册，会议纪要、总结报告或综合简报等，会议重要决议或专家建议等。（二）纸质会议论文资料（如论文集）上报秘书处三套。
第七章 学术会议经费管理
第二十六条 会议经费要坚持“以会养会”的原则，通过各种渠道积极筹集学术活动经费。
第二十七条 经费开支。（一）加强会前预算。本着“量入为出”的原则，做好会前预算，制定预算要留有余地，所列开支应符合国家财务制度和我会的有关规定。（二）会后及时结算。经费开支应本着勤俭节约，保证会议质量的原则合理安排，实际开支与预算不符时应当予以说明。
第二十八条 会议收支及时结算。收支及时结算的会议结余，由原会议负责人用于以后举办的学术会议等活动。会议收支应当在结束后一个月内完成结算，每年十二月发生的费用在次年一月底前完成，最晚不得超过次年三月十五日，期间因会议负责人没有及时结算而产生的费用计入会议成本；协会财务对超过次年三月十五日未结算的会议费用实行强制结算，强制结算的会议（项目）结余归协会。
第二十九条 学术会议经费收支情况，应公开账目，增加透明度、总会根据会议经费开支和反映的情况，进行监督、检查。
第八章 会议质量管理
第三十条 坚持党建引领，加强党建与学术活动融合。积极贯彻党对医疗卫生事业的方针政策，发挥共产党员先锋模范作用，不断增强党组织的凝聚力，形成风清气正的学术氛围。
第三十一条 坚持学术反腐和反贿赂工作。（一）积极贯彻上级国家卫健委“九不准”和医药领域反腐败规定，严格审核会议流程和相关资料。（二）按照国际反贿赂法律法规要求，严格审查与跨国医药企业合作协议的条款。
第三十二条 根据此管理办法，分支机构开展学术活动情况列入分支机构年度考核内容之一，并作为合格等级最低标准之一。对遵循本管理办法，按时上报学术活动计划和会后汇报总结的分支机构，要给予表扬和适当的奖励，对没有遵循本管理办法，不能积极开展学术交流活动的分支机构提出批评。
第三十三条 协会安排人员到活动现场检查会议质量，接受参会人员对会议质量进行评价，督促会议负责人，及时总结、结算和重要资料归档工作。会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的，协会对组织者提出批评、警告，书面记录并存档，产生不良影响者视情形给予惩罚，包括组织者在一定时期内不得再次申请承办协会主办的会议；大会主席、执行委员会主席和组织委员会主席在一定时期内不得再担任协会主办会议的主要职务等。
第八章 附则
第三十四条 与章程冲突之处，以章程为准。本办法解释权属理事会。
第三十五条 本办法自全体理事大会审议通过之日起执行。
相关文件
